Verslagen klankbordgroep asielopvang Stationsplein

• Locatie: Huize Swaensteyn te Voorburg
• Verslag: Het Notuleercentrum
• Opkomst klankbordgroepleden: 8 personen
• Voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur
• Voorzitter sluit de vergadering om 21.30 uur

De samenvatting geeft geen aanleiding tot verdere vragen of opmerkingen.

Wel hechten 2 bewoners eraan om duidelijk te maken dat niet alle vragen zijn beantwoord en dat het in dezen uitsluitend over Voorburg gaat en niet over Leidschendam.

Er lopen 2 vergunningentrajecten. Naast de vergunning voor de verbouwing wordt er ook een vergunning aangevraagd om de huidige bestemming van het hotel aan te passen, een zogenaamde buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA). De BOPA-vergunningsaanvraag is 18 februari besproken tijdens de commissievergadering van de gemeenteraad. Het streven is om in de raad van 11 maart het raadsvoorstel te agenderen. In de loop van maart kan de gemeente dan naar verwachting de BOPA-vergunning afgeven, waarna er een reguliere bezwaartermijn begint. Het COA kan direct na de vergunningverlening starten met de werkzaamheden; dus terwijl de bezwaartermijn nog loopt, maar wel op eigen risico. In de klankbordgroep wordt een oproep gedaan om in te spreken tijdens de gemeenteraadsvergadering.

Nogmaals wordt duidelijk gemaakt dat de nu ingediende BOPA-vergunning conform de bestuursovereenkomst voor 2 jaar geldig is. De bestuursovereenkomst laat ruimte voor een verlenging van 1 jaar, maar een voorstel voor de een verlenging wordt in ieder geval voorgelegd aan de gemeenteraad conform de reguliere procedure voor een nieuwe vergunningsaanvraag.

Ook het maximale aantal asielzoekers is aan de orde geweest: 200. Dit aantal ligt vast in de bestuursovereenkomst welke juridisch bindend is.

Het huidige hotel aan Stationsplein 8 wordt zodanig verbouwd dat de verdiepingen 4 tot en met 9 gehuurd kunnen worden door het COA. Het COA is verantwoordelijk voor de huurovereenkomst. De 1e 3 verdiepingen blijven de hotelfunctie behouden. Er komt een aparte zijingang voor de asielzoekers. Deze ingang wordt permanent bewaakt, zodat iedereen die in- of uit gaat gezien wordt. Ook binnen het gebouw worden de hotelgasten gescheiden van de asielzoekers.  

De bestuursovereenkomst ligt vast. De werkafspraken moeten nog wel worden vastgesteld. In de vergadering zijn de onderwerpen van concept-werkafspraken uitgedeeld. In het eerstvolgend overleg gaan we verder in op de concept werkafspraken. Deze werkafspraken zullen vervolgens via het college aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Hiervoor wordt de zogenaamde wensen-en-bedenkingen-procedure gevolgd. Aansluitend kan het college de werkafspraken vaststellen. De verwachting is dat de gehele procedure tot mei van dit jaar zal duren. De werkafspraken zijn bindend en zijn gekoppeld aan de bestuursovereenkomst. Het nog op te stellen veiligheidsplan maakt hier onderdeel van uit. 

Er wordt ingezet op een evenwichtige samenstelling van de asielzoekers. Dit is vastgelegd in de bestuursovereenkomst.

Er is op dit moment niets te zeggen over de samenstelling van de doelgroep. Dit is afhankelijk van de situatie in Ter Apel en Budel op het moment dat de asielzoekers naar het asielzoekerscentrum (AZC) Voorburg overgeplaatst kunnen worden. De afdeling Plaatsing (COA) bepaalt de instroom. 

COA is verantwoordelijk voor de veiligheid in het gebouw. De politie wordt ingeschakeld als de openbare orde in het gedrang komt en als er sprake is van strafbare feiten. Verder zijn de wijkagent  en de wijkboa betrokken bij het AZC. Er komen geen extra agenten of boa’s, het gaat hier om reguliere inzet.

De gemeente gaat over de leefbaarheid. Hiervoor worden de buitengewone opsporingsambtenaren (boa’s) ingezet. 

Over bereikbaarheid en klachten komt nog aparte informatie. In zijn algemeenheid geldt dat overlast gemeld kan worden bij de gemeente; openbare ordeverstoringen en strafbare feiten bij de politie. De COA locatie is vanaf ingebruikname 24 uur per dag bereikbaar voor vragen, meldingen en klachten uit de omgeving. Door het COA wordt een telefoonnummer en e-mailadres opengesteld. Alle klachten worden zorgvuldig opgepakt en afgehandeld onder verantwoordelijkheid van de locatiemanager van het COA. Er is een piketdienst ingericht voor incidenten met een grote impact. Indien nodig schakelt het COA met de politie voor inzet op de locatie.

Voorgesteld wordt om het aantal overlastmeldingen op de agenda van de klankbordgroep te zetten. 

Er wordt gewerkt aan een veiligheidsplan. Onderdelen hierin zijn een cameraplan, een eigen zij-ingang voor de asielzoekers, 24 uur een beveiliger bij de entree, elke nacht 3 beveiligers,  

Het COA heeft 24/7 een voldoende bemenste, adequate en ter zake geoefende BHV organisatie op de locatie paraat. Dit staat vastgelegd in het bedrijfsnoodplan. Ook het beveiligingsbedrijf levert BHV’ers en ploegleiders op vraag van het COA. Er is 24/7 een BHV ploegleider op locatie aanwezig vanuit het beveiligingsbedrijf. De communicatieadviseurs van het COA kennen een piketdienst voor het geval er buiten werktijden incidenten zijn met impact op de omgeving. De bereikbare dienst maakt de inschatting of het nodig is om deze in te schakelen.

Het COA stelt het veiligheidsplan op. Dit plan is niet openbaar, juist om de veiligheid niet in gevaar te brengen. De verantwoordelijke wethouder heeft wel gevraagd om het plan vertrouwelijk te delen met de gemeenteraad, dit is aan COA. Het COA wil transparant zijn op relevante onderwerpen naar alle partijen. De raad kan eventueel vertrouwelijk het veiligheidsplan inzien. 

Het COA hanteert huisregels. Bij overtredingen van de huisregels kunnen maatregelen worden opgelegd conform COA beleid. Als gesprekken over gedragsverandering niet helpen kunnen boetes opgelegd worden, in uitzonderlijke situaties volgt tijdelijke of definitieve overplaatsing naar een andere locatie. 

Om incidenten en overlast te voorkomen, is het belangrijk dat de asielzoekers iets kunnen doen, zoals vrijwilligerswerk. In maart (begin april) wordt er een bijeenkomst georganiseerd voor instellingen en vrijwilligers in Voorburg die kunnen helpen met de invulling van activiteiten voor de asielzoekers.

Verder kunnen de bewoners zich vrij bewegen en ze zullen dus ook naar buiten, naar winkels en horeca gaan. Met het ter beschikking gestelde leefgeld kunnen ze boodschappen doen en voor zichzelf koken in het AZC. In het gebied waarin het Hotel/AZC is gevestigd loopt het Buurtpreventieteam Voorburg-West l. Zij zijn net als andere buurtpreventieteams in Leidschendam-Voorburg de extra ogen en oren in de wijk. 

De ervaring is dat de meeste incidenten zich in het AZC zelf voordoen. Het maatregelenbeleid, een zinvolle dagbesteding en een goed contact met de asielzoekers moeten de basis leggen voor een veilige woonomgeving voor de bewoners van de opvang.

Het COA zal voorafgaand aan de opening van het AZC een open dag organiseren voor de direct omwonenden.  

Er is een korte toelichting gegeven op de indeling van het pand. Per verdieping komt een recreatieruimte ter grootte van een hotelkamer en daarnaast zijn er nog 2 andere ruimtes voor recreatie. COA is nog op zoek naar een geschikte eigen buitenruimte, die is er nu nog niet. Een aantal leden geeft aan dat een eigen buitenruimte wat onrust weg kan nemen. 

Er zijn vragen gesteld over de financiering van een pand naar aanleiding van een debat in een commissie van de gemeenteraad eerder deze week. Tijdens het debat werd vermeld dat de nieuwe eigenaar de aankoop van het pand gefinancierd zou hebben met middelen van het COA. Tevens werd de vraag opgeworpen of er onderzoek is gedaan naar de hoteleigenaar.

Het COA heeft, conform het geldende beleid, onderzoek verricht naar de hoteleigenaar en een huurovereenkomst gesloten per januari 2025. De betalingsverplichtingen uit deze overeenkomst worden door het COA nagekomen vanaf het moment dat de bouwvoorbereidingen starten (januari 2025). Er is géén sprake van een lening aan de eigenaar, noch is er beslag gelegd op de middelen die het COA uitkeert.

De vraag wordt gesteld of de gemeente een Bibob onderzoek uitvoert naar aanleiding van een verandering in het eigenaarschap van het hotel.  

Reeds bekend zijn het parkje, het Stationsplein, Opa’s Veldje en de Herenstraat. 

Eenieder wordt gevraagd of er nog meer aandachtspunten zijn en of er suggesties zijn voor aanpassingen in de omgeving. Die kunnen dan in de volgende bijeenkomst besproken worden.

Een buurtbewoner wijst erop dat er nu al incidenteel overlast is op het Stationsplein en rond scholen. Alle toekomstige overlast kan dus niet automatisch toegeschreven worden aan de komst van het AZC.

Een buurtbewoner geeft aan dat hij zich zorgen maakt dat het park niet te beveiligen is. Een andere buurtbewoner merkt op dat het mogelijk veiliger wordt als er meer aanloop is op het stationsplein. 

Als er behoefte is aan een andere locatie dan de huidige in Huize Swaensteyn, kan dat meegenomen worden.

De volgende klankbordgroep wordt over 2 à 3 weken georganiseerd, wederom op een donderdagavond.